Die ersten zwei Monaten mit: 1und1 Mail Business

Prolog

Zu wenig Platz, zu viel Spam… Ergo: Neues Postfach.

Eine Addresse bei einem der Internet-Riesen liegt nahe. Google bietet bewährten Service. Posteo ist ein eher kleiner Anbieter und kostet, aber es belohnt mit dem guten Gefühl, die eigenen Daten nicht irgendwo kontinuierlich analysiert zu wissen.

Ein angemieteter Exchange Server war die Option, für die ich mich schließlich entschied. Genauer: 1und1 Mail Business. Nach nunmehr zwei Monaten Praxis-Erfahrung, anfänglicher Frustration und finaler Zufriedenheit hier nun meine gesammelten Erkenntnisse + Erfahrungen… Weiterlesen

Mailing Client Config via IMAP – Ein Erfahrungsbericht

Synchronisation von E-Mails zwischen verschiedenen Endgeräten (Grafiken von OpenClipart.org)

Synchronisation von E-Mails zwischen verschiedenen Endgeräten (Grafiken von OpenClipart.org)

IMAP ist der aktuelle offene Standard für E-Mails. Im Gegensatz zu POP3 synchronisiert das Protokoll zwischen mehreren Geräten, indem es lokale Änderungen zum Server sendet und mit ihm abgleicht. Das ist äußerst vorteilhaft, hält es doch alle Geräte, die sich im Besitz einer Person befinden, auf dem gleichen Stand – ob Smartphone, Tablet, Laptop oder Desktop.

Vor einiger Zeit wollte ich endlich mal alle Mailing-Clients auf meinen Endgeräten konsistent einrichten. Ich hatte zum damaligen Zeitpunkt vier Devices und fünf E-Mail-Adressen in Benutzung. Auf dem Desktop lief Thunderbird, auf dem Laptop und Netbook Outlook, auf dem Smartphone Windows Mail. Und so nahm das Unheil seinen Lauf…


Disclaimer: Dieser Beitrag ist kein How-to und stellt auch kein Work-around für etwaige Probleme vor. Ich präsentiere hier keine Lösung, ich bewundere lediglich das Problem. Hilfe bekommst du zum Beispiel hier: http://bfy.tw/RH1


Voraussetzung für das korrekte Funktionieren des IMAP-Protokolls ist wie sooft das richtige Einrichten. Dafür braucht es entsprechend ein bisschen Zeit und Willen. Mit dem Eintragen von Server und Portnummer ist es leider nicht immer getan…

Hauptproblematik bei der Benutzung mehrerer Clients und Mailadressen, die untereinander syncen, ist das Mapping der Orderbezeichnungen. Jeder Client muss automatisch detektieren, welcher Ordner als Inbox, Outbox, welcher für Spam etc. verwendet werden soll. Erkennt er dies nicht automatisch, muss es durch den Nutzer manuell eingestellt werden. Und das wiederum ist nicht immer möglich, weil der Client über so eine Funktion nicht zwangsweise verfügt (In Outlook 2013 zum Beispiel entfernt). Wird nicht nachjustiert, legt der Mailingclient für die nicht gefundene Kategorie einen eigenen Ordner an, spannenderweise heißt der dann je nach Software und Sprache anders, der Spam-Ordner beispielsweise „Junk-E-Mail“ (Outlook 2013), „Junk“ (Thunderbird) oder je nach Provider serverseitig „Spam“, „Spam-Verdacht“, „Bulk-Mail“, „Spamverdacht“, …

Bei Falschem Einrichten entwickeln die E-Mail-Postfächer daher ein Eigenleben und enden in gigantischer Unordnung. Verwaiste oder gar mehrfach duplizierte Ordner, die eigentlich ein und dieselbe E-Mail-Kategorie beherbergen sollten, sind die Folge. Gesendete Mails landen dann zum Beispiel in unterschiedlichen Ordnern, die „Gesendet“, „Sent“, „Sent Items“, „Gesendete Elemente“, etc. heißen und man verliert schnell die Übersicht, ob man die entsprechende Mail bereits (von einem anderen Gerät) abgeschickt hat oder nicht.

Das Problem tritt selbstverständlich nicht auf, wenn man nur einen Mailing-Client auf einem Gerät verwendet oder die Mails immer per Browser abruft. Das lässt sich jedoch nicht immer bewerkstelligen, ist doch beispielsweise bei Smartphones das Programm zum Verwalten von Mails oft vorgegeben (und bei Windows Phones auch nahezu alternativlos).

Um das Problem an dieser Stelle nicht unnötig breitzutreten, zurück zur Sache: Mit ein bisschen Einlesen kriegt man es dann doch eingestellt (siehe Disclaimer) – auch wenn’s frickelig ist, sobald ein mal Unordnung herrscht. Aber was mich daran ärgert: Es gäbe technische Lösungen, die manuelles Einstellen überflüssig machen würden.
Die XLIST-Erweiterung beispielsweise würde automatisches Ordner-Mapping ermöglichen, leider wird XLIST noch nicht flächendeckend unterstützt. Zuverlässiger würde IMAP auch funktionieren, wenn man sich an vorgeschriebene, einheitliche Ordnernamen hielte (INBOX, Sent, Trash, Drafts, …). Lokale Übersetzungen oder Umbenennungen dürften dann nur GUI-seitig und nicht System-seitig wirksam sein. Interessanterweise ist derzeit nicht mal Microsoft innerhalb seiner eigenen verschiedenen Mailing-Anwendungen konsistent. Kann der Server kein XLIST, sucht Outlook beispielsweise nach „Sent Items“, Windows Mail jedoch nach „gesendete Elemente“ und erstellt bei Nicht-Auffinden entsprechend unterschiedliche Ordner. Hier werden unnötig Mängel in Kauf genommen, vielleicht auch um eigenen proprietären Protokolle wie ActiveSync den Vorzug zu geben.

Fazit: E-Mail-Protokolle sind teils offen spezifiziert. E-Mails könnten den Nutzern gehören, moderne Clients die Kommunikation noch einfacher machen…
Das bunte, inhomogene Treiben der jeweiligen Technikdienstleister macht es hier den Endverbrauchern jedoch schwieriger als unbedingt nötig wäre. Diese Umstände beschleunigen leider weiter den Drift hin zu proprietären Kommunikations-Kanälen wie Facebook oder WhatsApp.